La L. n. 244/2007 ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della pubblica amministrazione, con la previsione che a partire dal prossimo 6 giugno 2014, non potranno più essere accettate fatture cartacee emesse o trasmesse ai Ministeri, alla Agenzie fiscali ed agli Enti nazionali di previdenza. Più recentemente, il D.L. n. 66/2014 ha anticipato al 31 marzo 2015 il termine, prima fissato al 06 giugno 2015, per l’estensione dell’obbligo agli altri Enti pubblici e alle amministrazioni locali (Regioni, Province, Comuni, ecc.).

Fattura elettronica
Per fattura elettronica si intende la fattura emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico, il cui utilizzo è subordinato all’accettazione da parte del destinatario. L’accettazione del destinatario può essere espressa, tacita o desunta dal comportamento concludente (es. pagamento della fattura). Sulla fattura elettronica, che comunque dovrà contenere i dati obbligatori comuni a tutte le fatture, dovrà essere apposta la firma elettronica qualificata da parte del mittente, per garantirne l’attestazione della data, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. In particolare l’autenticità dell’origine, e l’integrità del contenuto possono essere garantiti, oltre che con all’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente anche mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati, con sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile.
La fattura elettronica va tenuta distinta dalla fattura cartacea che può essere spedita anche con posta elettronica, ma per la quale è necessario la sua materializzazione su un documento cartaceo, nonché la sostanziale corrispondenza di contenuto tra l’esemplare dell’emittente e quello del ricevente.

Modalità di emissione della fattura elettronica
Così come per la fattura cartacea anche per quella elettronica si applicano le disposizioni di cui all’art. 21 comma 1, dpr 633/72 nel quale si afferma che la fattura elettronica può dirsi emessa “all’atto delle sua consegna, spedizione trasmissione o messa a disposizione del committente”. Per emissione si intende il momento in cui la fattura elettronica è messa a disposizione del destinatario. La trasmissione o messa a disposizione in via telematica (sistema EDI, posta elettronica, telefax collegato a pc, via modem) non necessita della sua materializzazione.

Modalità di conservazione della fattura elettronica
Le fatture elettroniche, trasmesse e ricevute in forma elettronica devono essere necessariamente conservate in forma elettronica. Questa tipologia di conservazione si riferisce ai recenti sistemi di conservazione digitale basati su dischi ottici, quali CD, DVD ecc. (D.M. 23 gennaio 2004 e delibera del Cnipa 19 febbraio 2004 n. 11). Tale processo di conservazione è illustrato nella circ. dell’Agenzia delle Entrate n. 36/E/2006.

Fattura elettronica PA
La fattura PA è un particolare documento elettronico specificatamente dedicato alle forniture ai Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti previdenziali (e ai relativi uffici periferici) i cui obblighi di emissione decorrono (come sopra indicato) già dal prossimo 6 giugno.
La trasmissione di questi documenti fiscali dovrà essere effettuata tramite un apposito sistema di interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate, che consente l’acquisizione, il controllo formale e l’invio dei suddetti documenti.
La procedura è disponibile nel sito www.fatturapa.gov.it; per accedervi è necessario essere in possesso di credenziali Entratel o Fisconline o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS) abilitata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate. All’interno del sito, nella sezione documentazione, è inoltre scaricabile Il formato XML e le note tecniche relative alla struttura del file delle fatture elettroniche.
Elemento distintivo della fattura P.A è l’inserimento, in fattura, del codice univoco di identificazione della Pubblica amministrazione destinataria. Infatti, gli enti pubblici sono stati chiamati a inserire l’anagrafica dei propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche nell’Indice delle Pubbliche amministrazioni (IPA). Come indicato dall’art.3, c. 2 del D.M. 55/2013, il codice univoco assegnato dall’IPA è uno dei dati da riportare obbligatoriamente in ogni fattura elettronica emessa nei confronti della p.a.; in assenza del codice univoco la fattura viene rifiutata dal SdI. Nel caso in cui il fornitore non abbia ricevuto comunicazione o non sia in grado di individuare il codice univoco dell’Ufficio destinatario può indirizzare la propria fattura P.A. all’ufficio centrale di fatturazione elettronica indicando il Codice FE Centrale. Qualora, invece, il fornitore abbia rilevato l’assenza in IPA dell’amministrazione destinataria è possibile inserire in fattura il valore di default indicato nelle specifiche tecniche operative delle Regole tecniche di cui all’allegato B al D.M. 55/2013.

Emissione della Fattura P.A.
Come per la fattura elettronica e cartacea, anche per la fattura P.A. valgono le regole di emissione di cui all’art. 21 del DPR n. 633/72, che sancisce l’emissione all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del destinatario. In questo caso la trasmissione di cui sopra avviene tramite il SdI; il documento una volta superati i controlli previsti viene inoltrata al competente ufficio. In funzione dell’esito di tale inoltro, il sistema rilascia al mittente:

  • una ricevuta di avvenuta consegna nel caso l’invio sia andato a buon fine;
  • una notifica di mancata consegna nel caso in cui l’invio abbia avuto esito negativo.

Entrambi i casi costituiscono prova sufficiente all’avvenuta emissione, da parte del cedente/prestatore, della fattura elettronica, in quanto testimoniano la ricezione della fattura da parte del SdI.

Pagamento
L’art. 6, comma 6, del D.M. n 55/2013 prevede che, trascorsi tre mesi dalla data di decorrenza dell’obbligo di fatturazione elettronica, le pubbliche amministrazioni non possono procedere al pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture in formato elettronico.