Come noto, la scheda di trasporto è stata istituita con l'art. 7-bis del decreto legislativo 286/2005.
In questa prima fase di applicazione della nuova normativa, sono pervenuti numerosi quesiti tendenti ad ottenere ulteriori precisazioni soprattutto per quanto riguarda le modalità di compilazione della scheda.
In proposito, nell'ottica di favorire e rendere più flessibile l'impiego dell'importante strumento di controllo della filiera di trasporto costituito dal nuovo documento, si forniscono le seguenti precisazioni.
1. Utilizzo di copie delle schede di trasporto
La scheda di trasporto deve essere portata a bordo del veicolo in originale. Tuttavia, poiché questo documento assume, nell'ambito del trasporto di cose in conto terzi, la valenza giuridica di una scrittura privata, si ritiene siano ad esso applicabili le disposizioni dell'art. 2719 che dispone che, nei rapporti tra privati, le copie fotografiche, i fax e le riproduzioni informatiche di un documento, valgono come l'originale a meno non vengano disconosciute da chi si sostiene abbia sottoscritto l'originale del documento.
Per questo motivo, in occasione di un controllo stradale, il documento può essere esibito anche in copia, non autenticata, realizzata sia direttamente dal documento cartaceo originale che della stampa di un documento trasmesso al vettore per via fax o per via telematica.
Occorre peraltro precisare che, quando il documento originale sia redatto e spedito al vettore interamente con modalità elettroniche, devono essere rispettate le disposizioni relative ai documenti digitali di cui al decreto legislativo 7.3.2005, n. 82 (codice dell’amministrazione digitale) e del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa).
In occasione del controllo stradale, per certificare l'avvenuta esibizione della copia del documento ed impedire, successivamente, la manipolazione del suo contenuto, sulla stessa gli organi di controllo apporranno le annotazioni di cui al successivo paragrafo 9 della presente circolare.
2. Documenti in caso di trasporto di cose a carico completo dirette a destinatari diversi
Allo scopo di tenere in adeguata considerazione le esigenze operative che sono state rappresentate per operazioni dì trasporto più complesse, si precisa che, sulla scheda di trasporto relativa al trasporto di cose a carico completo, caricate in un unico luogo sullo stesso veicolo e spedite da un unico mittente, e dirette a diversi destinatari o che devono essere scaricate in luoghi diversi, l'indicazione delle cose trasportate e dei relativi luoghi di carico o scarico, può essere effettuata anche attraverso un generico riferimento, ai documenti che, nell'ambito della prassi commerciale, accompagnano le merci dal luogo di raccolta a quello di destinazione (ad esempio: bolle di consegna, ecc .)
In tali casi, perciò, fermo restando il restante contenuto della scheda di trasporto o degli eventuali documenti equipollenti o sostitutivi, la verifica delle cose trasportate e del rispetto delle disposizioni dei luoghi di carico e scarico è compiuta dagli organi di controllo attraverso i predetti documenti commerciali che, a tutti gli effetti, accompagnano ed integrano il contenuto dei documenti di trasporto.
3. Indicazioni dei soggetti della filiera attraverso l'impiego di codici convenzionali
Quando lo impongono esigenze di tutela della riservatezza commerciale dei soggetti coinvolti nella filiera di trasporto, diversi dal committente, la scheda di trasporto o altro documento sostitutivo o equipollente, può essere compilata indicando le generalità di questi soggetti e le altre informazioni che li riguardano (quali ad esempio, luoghi di carico o scarico della merce) in modo codificato.
Tuttavia, allo scopo di consentire un immediato controllo da parte delle Forze di Polizia dell'effettiva identità di tali soggetti, nonché delle informazioni che li riguardano, a bordo del veicolo utilizzato per il trasporto deve essere sempre presente un documento integrativo, sottoscritto da chi è tenuto alla compilazione della scheda, contenente l'immediata decodifica dei predetti codici convenzionali.
4. Contratti stipulati in forma scritta
Nel caso in cui la copia del contratto esibita all'atto del controllo contenga tutti gli elementi essenziali di cui alle vigenti disposizioni e rechi comunque la data di sottoscrizione, ancorché non qualificabile come data certa secondo le modalità individuate dalla circolare del 17.7.2009, l'agente accertatore provvederà alla certificazione della stessa mediante apposita annotazione di cui si dirà al paragrafo 9.
5. Impiego di sub-vettori
Quando, per l'esecuzione del trasporto, un vettore a cui è stato affidato dal committente l'incarico si avvale di altri vettori, con cui ha stipulato altri contratti di trasporto (sub-vettori), il vettore stesso assume, rispetto alla porzione di trasporto affidata al sub-vettore, la veste di committente.
Quest'ultimo deve, perciò, redigere una nuova scheda di trasporto, essendo impossibile la modifica o l'integrazione di quella redatta dall'originario committente per la prima operazione di trasporto.
6. Utilizzo di consorzi di imprese di trasporto
Quando incaricato del trasporto sia un consorzio di imprese di autotrasporto, iscritto nell'apposita sezione speciale dell'Albo degli autotrasportatori, che, per effettuare le relative operazioni, si avvale di un'impresa consorziata, il consorzio medesimo tenuto ad indicare sulla scheda di trasporto, nel campo "Osservazioni varie", il nominativo dell'impresa consorziata che materialmente effettua il trasporto ed il relativo numero di iscrizione all'Albo degli autotrasportatori.
Analoghe considerazioni valgono per le società cooperative di autotrasportatori.
7. Conservazione della scheda di trasporto
La scheda di trasporto esaurisce la sua funzione con il completamento del trasporto a cui si riferisce. La vigente normativa, infatti, non prevede che essa sia conservata dopo il trasporto. Quando vengono utilizzati documenti sostitutivi od equivalenti, restano salvi gli obblighi di conservazione previsti dalle disposizioni che ne disciplinano la compilazione e la tenuta.
8. Documenti per il trasporto internazionale di cose
Con riferimento al punto 2.4 della circolare del 17.7.2009, si conferma che i vettori stranieri impegnati in trasporti internazionali sul territorio italiano, sono tenuti a compilare e conservare i documenti che, secondo le norme comunitarie o internazionali che regolano il trasporto, devono essere presenti a bordo del veicolo. Per questi vettori, in caso di mancanza dei predetti documenti, si applicano le sanzioni amministrative di cui all'art. 7bis del decreto legislativo 286/2005.
Ciò posto, si precisa che i vettori – italiani e stranieri- che effettuano un trasporto internazionale di cose in conto terzi, non sono tenuti a compilare la scheda di trasporto, in quanto, ai sensi dell'ari. 7 bis, comma 1, del decreto legislativo 286/2005,. Tale obbligo grava solo in capo a chi effettua il trasporto in ambito nazionale.
9. Annotazioni degli organi di controllo sulla scheda di trasporto
In occasione di controlli stradali in materia di autotrasporto, gli organi dì controllo avranno cura di annotare sulla scheda di trasporto la data e ora del controllo e le generalità di chi lo ha effettuato, sottoscrivendo tale annotazione a conferma dell'esibizione del documento. Ció, infatti, potrà consentire di limitare eventuali operazioni di manomissione o sostituzione della scheda, garantendo la correttezza del trasporto e delle indicazioni in essa contenute.
10. Documenti equipollenti. Trasporti esenti (collettame)
In ordine ai documenti equipollenti, di cui all'art. 3 del D.M. 554/2009, nonché in merito ai trasporti a collettame, esentati dalla compilazione della scheda di trasporto, si fa riserva di fornire ulteriori precisazioni, con successiva circolare, all'esito degli approfondimenti tecnico-giuridici in corso sulle diverse fattispecie.
